Los servicios de información
y documentación accesibles a través de internet, más concretamente mediante
servidores web, están aumentando de una forma exponencial. La lógica evolución
del web desde hace más de 10 años ha ido produciendo la sustitución de páginas
y documentos estáticos por documentos generados dinámicamente, merced a la
interacción del usuario con la lógica de procesos y flujos de trabajo definida
por los creadores del servicio y a la disponibilidad de cada vez mayores
repositorios de información. Evidentemente, se ha ido pasado progresivamente de
un concepto de publicación de páginas web, bastante simple en su origen, a
esquemas más complejos y diferenciados, fundamentados en procedimientos y
técnicas basados en la gestión de información. La cada vez mayor complejidad de
los servicios y de los sistemas que los soportan, ha hecho necesaria la
formulación de un corpus teórico y práctico en el que se combinen las técnicas
clásicas de gestión de información en las organizaciones con las
características propias del medioambiente digital.
Esta evolución, que se ha
acelerado durante la primera mitad de la década de 2000, ha tenido un impacto
no sólo en los métodos y técnicas de gestión de información, sino también en la
propia tecnología para gestión de información y, en consecuencia, en el mercado
de productos y servicios (GILBANE, 2000). Si bien en la segunda mitad de la
década de los 90 se podía diferenciar entre productos para gestión documental,
para recuperación de información, etc., desde el año 2000 se ha producido una
convergencia entre todas las plataformas, de forma que en la actualidad se
pueden encontrar soluciones que pretenden ser globales y ofrecer soporte a todo
el proceso de gestión de información en una organización. Las herramientas para
este trabajo han recibido la denominación de sistemas de gestión de contenidos
(o Content Management Systems, CMS), y se han integrado con los sistemas de
gestión documental y con los de recuperación de información. A ello hay que
unir que, en la concepción actual de la gestión de información, el control de los
procesos es un elemento nuclear, por lo que se acompañan de sistemas de
workflow , o de flujos de trabajo. Con todo ello se puede delinear un paisaje
en el cual las herramientas de gestión documental han ido incorporando a sus
prestaciones las capacidades necesarias para gestionar los procesos que crean,
almacenan, tratan y presentan información, en entorno digital.
Sin embargo, no por ello
cabe afirmar que existe una igualdad directa entre los sistemas de gestión de
contenidos y los sistemas de gestión documental. Se pueden encontrar en el
mercado sistemas de gestión de contenidos que no ofrecen las prestaciones
documentales que serían deseables, y viceversa. De la misma forma, no es
posible igualar mediante una ecuación gestión de contenidos y gestión documental
o records management. Íntimamente relacionadas sí, pero iguales no. Sólo el
estudio y la evaluación de las características y prestaciones presentes en las
herramientas disponibles pueden determinar la adecuación de una solución en un
contexto o problema dado. A ello cabe añadir las diferencias existentes entre
la gestión de contenidos para web y la gestión de contenidos para empresas, y
que pueden encontrarse en los informes o documentos especializados que publican
las propias compañías del sector. Si a esto se suma la complejidad creciente de
muchos portales, tanto internos como externos, de las organizaciones, que son
soportados por sistemas de gestión de contenidos, y a los procesos de
publicación digital necesarios para su producción, los sistemas de gestión de
contenidos se configuran como aplicaciones de varias escalas, que pueden llegar
a alcanzar una alta complejidad.
En la parte humana,
las herramientas para gestión de contenidos sólo se pueden entender en un
entorno de trabajo en colaboración y distribuido, ya que es en este tipo de
ambientes donde se puede aprovechar todo su potencial. De la lectura de los
párrafos anteriores se deduce que, frente a enfoques tradicionales de
tratamiento documental, pasivos, las herramientas actuales han llevado más allá
los límites del tratamiento documental, ya que se han extendido hasta el
proceso de creación, por su parte inicial, y al proceso de nueva publicación y
de personalización, por su parte final. Esto configura ahora un esquema
circular e iterativo para el tratamiento documental, a lo que se debe unir,
entonces, la necesaria reflexión sobre el concepto y características de los
documentos digitales. El ciclo de vida de los documentos digitales muestra
significativos cambios sobre el ciclo de vida tradicional, al igual que el
concepto de documento. Evidentemente, las actividades informativo-documentales
deben reformularse para hacer frente al nuevo medioambiente digital.
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